Von Takt und Rhythmus: 5+1 Planungszeiträume und wozu sie gut sind

Hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, in welchem Takt und Rhythmus du deine Projekte und dein gestaltest und was das mit Selbstführung zu tun hat? Dieser Artikel schlägt die Brücke zwischen Zeiträumen und Zielen. Finde den Rhythmus, der zu deinen Vorhaben und deinen Umständen passt.

5 +1 typische Planungszeiträume und wozu sie gut sind.

Ich stelle dir jetzt 5+1 Zeiträume mit unterschiedlicher Dauer vor. Wahrscheinlich hast du jeden von ihnen schon einmal genutzt – beruflich und/oder privat. Sie eignen sich für verschiedene Blickweiten und bestimmen, wie oft wir letztlich planen.

Und weil wir alle mehrere Blickweiten brauchen - wie beim Auto Abblendlicht und Fernlicht - lade ich dich ein: 

Spüre beim Lesen in dich hinein – Welche Zeiträume sprechen dich spontan an und passen gut zu deinem Leben? Welche nutzt du schon und wie?

Beginnen wir mit dem Jahr

1. Januar bis 31.Dezember. Neujahr bis Silvester. Ok, das Jahr ist eine wirkliche Basisgröße. Vieles wiederholt sich jährlich: Geburtstage, religiöse und sonstige Feste, Schuljahre, Geschäftsjahre, Mitarbeitergespräche, Umsatzziele, …

Und weil wir das Jahr so gut kennen und im Gefühl haben, eignet es sich gut für langfristige Vorhaben und größere Veränderungen.

• Was zählst und erlebst du in Jahren?
• Was sind die Dinge, die du mit einem Jahr Vorlauf im Blick hast und einplanst? Was kannst du dir in einem Jahr vornehmen?

Natürlich gibt es auch langfristige Projekte und Vorhaben, die über mehrere Jahre gehen. Aber gerade hier bietet es sich an, greifbare Zwischenergebnisse für ein Jahr zu definieren und darauf gemeinsam hinzuarbeiten.

Das Quartal alias die Jahreszeiten alias Objectives und Key Results

Auch das Quartal ist uns wohl vertraut – 4 Jahreszeiten, 4 Mal Einkommensteuervorauszahlung. Ich liebe mittlerweile diese 3-Monatssicht sehr für alle großen Vorhaben, an denen ich aktiv arbeite, z.B. berufliche und private Projekte. Die 3-Monatsziele finden sich nicht nur im klassischen Management in den Quartalszielen und -reports wieder, sondern auch in den agilen Arbeitsweisen, z.B. als „OKR (Objectives und Key Results)“

Hast du schon einmal etwas von OKR (Objectives und Key Results) gehört?

OKR sind – ganz einfach ausgedrückt – 3-Monats-Ziele mit zwei Detaillierungsstufen. 

• Zunächst notiert man Ziele, die in 3 Monaten erreicht werden sollen (= Objectives).
• Dann werden zu jedem Ziel bis zu 4 Key Results (= messbare Ergebnisse) definiert.

OKR zwingen zum Fokussieren. Ein so genanntes OKR-Set besteht maximal (!) aus 5 Objectives mit bis zu 4 Key Results. Das funktioniert auch super für die persönliche Planung.

Fazit: OKR schaffen Fokus und Zug zum Handeln und 3 Monate sind doch ein Zeitraum, der Spielraum lässt. Deshalb hat die Co-Pioneering-Mastermind genau diese Länge und wir arbeiten hier auch mit OKR.

Kommen wir zum Monat

Machst du eine Monatsplanung? Vielleicht für dich und/oder mit deinem Team? Welche Aktivitäten finden bei dir monatlich statt?

Den Monat möchte ich dir persönlich wirklich ans Herz legen als Planungszeitraum. Nutze z.B. folgende Fragen:

• Welche Vorhaben stehen im Fokus und welche Ergebnisse möchte ich bis zum Ende des Monats erreichen?
• Welche Aufgaben sind dazu zu tun?
• Welche Termine stehen an?

Wenn du ein Notizbuch nutzt (egal ob analog oder digital), kannst du dazu nach der Idee von Bullet Journaling vorgehen.

Im Bullet Journaling beginnt jeder Monat mit einer neuen Doppelseite. Links schreibt man sich(von Hand!) ein Kalendarium – mit Datum und Wochentag, in die Termine manuell eingetragen werden. Auf die rechte Seite kommt die Aufgabenliste für den Monat. Diese Doppelseite dient während des Monats als Sammler und Nachschlageseite.

Auch diese Monatsroutine ist Teil der Co-Pioneering-Mastermind: In der "FLOW!"-Session am Monatsende plant jede:r für sich damit den nächsten Monat. 

Die Woche

Erinnerst du dich noch an deinen ersten Stundenplan? Eine Schulwoche im Überblick. Mit allen Fächern und vielleicht auch noch den regelmäßigen Hobbies? Sport? Musikinstrument?

Die Woche ist der Alltagstakt. Arbeitstage und Wochenende. Start in die Woche, aktiv sein, Wochenabschluss. Wer die Woche als Planungseinheit nutzen möchte, kann sich zum Wochenstart Ziele, Aufgaben und Termine notieren und damit durch die Tage navigieren.

Viele Abteilungen, Teams, Projekte nutzen den Wochentakt für Regelbesprechungen, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich abzustimmen.

Was bedeutet die Woche für dich? Welche wöchentlichen Termine bestimmen deinen beruflichen und privaten Alltag? Und hast du jede Woche auch etwas vor, das dir gut tut und deine Kraftreserven wieder auflädt?

Von Tag zu Tag

Hast du schon einmal von SCRUM gehört? SCRUM kommt ursprünglich aus der Software-Entwicklung und ist ein bekanntes agiles Framework um (Software-)Produkte zu entwickeln, das aber grundsätzlich für alles funktioniert, was Menschen so gemeinsam erarbeiten möchten. Viele Elemente machen SCRUM wirkungsvoll, eines davon ist das „Daily Stand up Meeting“.

Im Daily Stand up Meeting kommt das Team zusammen und jedes Teammitglied hat 2-3 min Zeit, um über folgende Fragen zu sprechen:

Was habe ich seit dem letzten Daily erledigt? Was steht heute an? Wo hänge ich gerade und wünsche mir Unterstützung? Nach 10-15 Minuten ist das Daily vorbei und jede:r startet in seinen Tag.

Das Durchsprechen der Aufgaben und Ergebnisse zeigt den Fortschritt im Sprint, liefert einen Fokus für den Tag und stärkt den Zusammenhalt und das Miteinander im Team.

Hast du schon eine Tagesroutine für dich? Woraus besteht sie? Und wie kannst du sie so ergänzen, dass du fokussiert bist, Ergebnisse siehst und dir Unterstützung holst, wo nötig?

Wie ist dein Eindruck bis jetzt? Welche Zeiträume funktionieren für dich?

Vielleicht hast du beim Lesen bemerkt, in welchen Zeiträumen du tickst und in welchen dein Umfeld tickt?

Nun ist es wichtig, diese Zeiträume so zu gestalten, dass sie zusammen passen.

Wenn zum Beispiel in eurem Teammeeting montags Aufgaben verteilt werden, ist es gut, sich schon freitags klar zu machen, was alles auf deiner ToDo-Liste steht, um einzuschätzen, was du noch annehmen kannst. Wenn eine Abteilung immer zum Anfang des Quartals plant, wer wie viel in welches Projekt arbeitet, dann muss die Planung der Projekte davor fertig sein, um den Kapazitätsbedarf weiterzugeben.

Kommen wir zu guter Letzt zum Sprint

Zu guter Letzt stelle ich dir noch die Idee des Sprints vor (ebenfalls aus SCRUM). Ein individuell festgelegter Takt, der zum Vorhaben und zum Umfeld passt.

Ein Sprint ist ein Zeitraum von 1-4 Wochen, in denen ein Team ein Ergebnis erarbeitet. Im ursprünglichen Sinne ein funktionsfähiges Stück Software. Im übertragenen Sinne kannst du für dich (oder auch für dein Team) einen Sprint-Takt kreieren und auf ein Ergebnis hinarbeiten.

Ein Sprint sollte so lang sein, dass sichtbare Ergebnisse entstehen – und so kurz, dass man einigermaßen sicher planen kann. Dabei gilt, je mehr Unvorhergesehenes im Umfeld passiert, desto kürzer der Sprint.

Die Idee des Sprints kannst du für dich nutzen, um deinen eigenen Takt zu finden, der für dich passt. Vielleicht ist der Monat zu lang und die Woche zu kurz. Dann passt vielleicht ein 2- oder 3-Wochen-Rhythmus.

Wie machst du ab jetzt weiter?

Vielleicht denkst du jetzt: „Das ist aber ziemlich viel Planung“. Dann lade ich dich ein, nimm dir 2-3 Planungszeiträume, die du in deinem Umfeld schon findest und die dir besonders gut passen.

Zum Beispiel:

• Setze dir jährlich Jahresziele.
• Plane von Monat zu Monat.
• Finde eine Tagesroutine und nutze die Aufgabenliste für den Tag, um an deinen Themen aktiv zu sein.

Probiere es aus und mache das, was sich gut anfühlt für dich und zum Takt deines Umfeldes passt.