4 Erfolgsfaktoren für geniale Teams

Was macht ein gutes Team aus? In meinem ersten internationalen Großprojekt 2006 erlebte ich es immer wieder: Ob ein Team eingespielt ist und gut voran kommt oder viel Energie durch Reibungen verliert, kann man auf den ersten Blick wahrnehmen, wenn die Menschen zusammen im Raum sind und miteinander interagieren. Arbeiten alle zusammen auf ein Ziel hin? Funktioniert das Zusammenspiel und wie sprechen und interagieren die Kolleg:innen miteinander? Welche Stimmung liegt in der Luft? Aus verschiedenen Blickwinkeln habe ich nun Erfahrungen gesammelt, als Gruppenleiterin, Facilitator, Agile Coach und Programmleiterin und hier kommt mein Best off für dich und dein Team. 

Die 4 Erfolgsfaktoren für kongeniale Teams*

*Ganz egal ob in der normalen Aufbauorganisation, in einem Projekt, entlang eines Prozesses oder innerhalb eines Netzwerks. Überall dort, wo Menschen zusammen arbeiten entstehen Teams. Manche bleiben über Jahre stabil und manche verändern sich schon nach kurzer Zeit wieder. Deshalb ist es so wichtig, Teams bewusst zu stärken und das geht mit dem Blick auf diese 4 Erfolgsfaktoren:  Kontakt - Kommunikation - Ausrichtung - Abläufe (agile&klassisch) 

#1 Auf den Kontakt kommt es an

Was wäre unser Gehirn ohne die Verbindungen zwischen den Neuronen? Und was wären Teams ohne die Verbindung zwischen den Menschen? Richtig: Nicht arbeitsfähig. 

Diese Verbindung lebt davon, wie gut wir uns kennen, was wir miteinander erlebt haben und wie gut wir uns fachlich und persönlich einschätzen können. Sie wächst nach der ersten Vorstellungsrunde, in der Zusammenarbeit, über einige Konflikte hinweg und in der Kaffeeküche. Normalerweise. In Zeiten von Home Office und virtueller Zusammenarbeit sieht es anders aus. Das Kennenlernen will gestaltet sein. 

Wirkungsvoller als Kaffee, Kicker und Konflikte: Kontakt lebt vom Kennenlernen

Erinnere dich einmal an die letzte (typische) Vorstellungsrunde zurück? Was sagen Menschen über sich? Wenn ich in einer solchen Runde sitze klingt das oft so:  Ich bin Gabriela, 42 Jahre alt, verheiratet und habe 2 Kinder. Ich leite das Projekt EaSi Sales und vertrete hier den Bereich Corporate Sales and Services. Name, Alter, Familienstand und Kinder, Aufgabe, Bereich. 

Um schnell einen guten und vertrauensvollen Kontakt aufzubauen ist das nicht genug. Vertrauen und guter Kontakt brauchen eine Mischung aus fachlichen und persönlichen Informationen. Und damit du nicht darauf hoffen musst, dass Menschen sie am Kicker oder in der Kaffeeküche austauschen, empfehle ich dir, das Kennenlernen bewusst zu gestalten.

In 5-10 Minuten pro Person könnt ihr über all das sprechen, wofür es viele Kaffeegespräche und einige Konflikte braucht und ihr schafft einen lebendigen ersten Kontakt. 

• Typische Eckdaten (Name, Rolle aktuelle Aufgabe - Familie, Kinder, Wohnort...) 
• Das bin ich beruflich: z.B. Ausbildung, Werdegang, Fachgebiete, aktuelle Lernfelder
• Das bin ich privat: z.B. Freizeitaktivitäten, Hobbies, Familie
• Wie ich arbeite und was mir wichtig ist: Meine Dos und Don'ts (Was ich mag, was ich nicht mag).
• Meine Geschichte und Warum: Wie ich in das Team kam und was mich motiviert, hier zu sein.
• Blick in die Zukunft: Was strebe ich mit meiner Aufgabe hier an? Was ist das Beste, was wir als Team erreichen können? 

In der Vorstellungsrunde kannst du auch das einbauen, was dir für dein Team wichtig ist. Wenn dir z.B. ein respektvoller Umgang wichtig ist, dann stelle eine Frage wie "Wie gelingt ein respektvoller Umgang im Team", lass Menschen über Positiv- und Negativ-Beispiele sprechen, und ähnliches.

Bei großen Gruppen bieten sich Mentimeter-Abfragen an, um in kürzester einen Eindruck zu bekommen und Schwerpunkte zu sehen, z.B. mit Fragen wie: Was ist dir für eine gute  Zusammenarbeit im Bereich besonders wichtig, nenne 3 Dinge. Es entstehen tolle Wortgrafiken, die digital oder ausgedruckt weiterverwendet werden können. 

Generell gilt: Je tiefer der fachliche und auch der persönliche Kontakt ist, desto belastbarer ist die Verbindung. Viele scheuen sich davor, die Persönliche Ebene mit einzubeziehen. Wenn wir es tun, werden wir doppelt belohnt: Teammitglieder fühlen sich gesehen und wertgeschätzt und Konflikte lassen sich vermeiden, z.B. weil man weiß, wie der andere tickt. Aber wie gelingt es, darüber zu sprechen? 

Und damit zu Erfolgsfaktor 2: Kommunikation.

#2 Gute Kommunikation ist einfach(er als man denkt)

Ok, es gibt wenige Themen, zu denen ich mehr Bücher gelesen habe und ich blicke auf mehrere Moderationstrainings und 1000nde Meetings zurück. Aber ich bin trotzdem der Meinung: Gute Kommunikation lebt von ein paar Prinzipien und Dingen, die man einfach wissen muss. 

Beginnen wir mit dem, was wir wissen müssen, um gut zu kommunizieren und schauen dann auf die Prinzipien. (Ich mache es kurz, versprochen)

Damit es dich nicht einfach packt: Fange an, deine Affekte wahrzunehmen. 

Weißt du, was Affekte sind? Es sind diese unmittelbaren Reaktionen in unserem Körper darauf, was wir erleben, z.B. wenn jemand etwas sagt. Die Bewegung Zustimmung / hin zu / ja ist der Positiv-Affekt. Ablehnung / weg von / nein ist der Negativ-Affekt. Positiv- und Negativ-Affekt können unterschiedlich stark sein, sagen, von neutral über leichte, mittlere und starke Reaktionen. Und sie können gemischt gleichzeitig auftreten.

Die Affektreaktionen sind die berühmten Trigger, die uns in automatische Denk- und damit auch Kommunikationsmuster bringen. Aber wir können sie beginnen sie bewusst wahrzunehmen und und lernen, uns innerlich zu beobachten und dann bewusst zu agieren, statt automatisch zu reagieren. Das ist die Basis jeder guten Kommunikation. 

Gute Kommunikation in a nutshell: Der Bohm'sche Dialog

Der Bohm'sche Dialog stammt von dem Quantenphysiker David Bohm, der sich gefragt hat, wie eine Gesprächsstruktur aussieht, in der echte Neuerungen entstehen und Menschen ihre unbewussten Überzeugungen wahrnehmen und verändern können. 

 Er selbst sagt: "Dialog ist die Kunst, gemeinsam zu denken." Dazu braucht es nur 4 Prinzipien: 

• Sprechen: Sagen, was man wirklich denkt und fühlt und warum. 
• Zuhören: Wenn andere sprechen, die eigenen Gedanken zurückstellen. Zuhören, um zu verstehen was der andere sagen will, warum und was er damit meint und beabsichtigt. Zuhören, um das Bestmögliche herauszuhören und nicht, um zu antworten oder dagegen zu reden. 
• Suspendieren: Wahrnehmen, was in mir geschieht, z.B. Affektreaktionen, Gedanken, Emotionen. Sie nicht unterdrücken aber auch nicht nach außen agieren, sondern innerlich "in der Schwebe halten". 
• Respektieren: Den Anderen annehmen wie er/sie ist und sich dessen bewusst sein, dass wir andere Menschen vielleicht nie ganz verstehen werden, weil wir Unterschiedliches erfahren haben. 

Für alle, die das Thema vertiefen möchten empfehle ich folgende Themen und Bücher: "Embodied Communication" (Maja Storch und Wolfgang Tschacher); Time to think (Nancy Kline); Und natürlich die Klassiker von Schulz von Thun: "Miteinander Reden 1-3" und Virginia Satir: "Mein Weg zu dir".  Und Dynamic Facilitation (eine Moderationstechnik);

Und damit weiter zu Erfolgsfaktor 3 - Ausrichtung. 

#3 Ausrichtung - Fokus und Wirkung erzeugen

Es gibt Führungskräfte, die halten "diese Strategieworkshops" für vertane Zeit. Es gibt andere, die schreiben darüber Bestseller. Meine Meinung ist: Jedes Team braucht eine gemeinsame Ausrichtung! Wennn wir es schaffen, gemeinsame Vorstellungen von der Zukunft und unserer Arbeit zu entwickeln, zahlt sich das vielfach aus. Weniger Konflikte und Diskussionen, mehr Fokus und Wirkung und vor allem: Wir können parallel am gleichen Strang ziehen.

3 Basics, die du an einem Nachmittag erarbeiten kannst

Wenn du wenig Zeit hast, lassen sich die Basics mit einem 5-10-Personen-Team an einem Nachmittag entwickeln, z.B. mit folgenden Elementen: 

• Der Existenzgrund: Ein Satz, gleich mehrere Fragen beantwortet - Warum gibt es unser Team/Gruppe/Abteilung? Wer hat welchen Bedarf, bzw. was liefern wir an wen? Und in welcher Qualität tun wir das. Wenn du diese Fragen beantwortet hast, führe sie in diesem Satz zusammen. Der Grund für die Existenz von [Teamname] ist der Bedarf von [externer oder interner Kunde] nach [Leistung] in der Qualität von [Qualitätskriterien]. 
• Vision – Mission – Werte&Prinzipien 
  Die Vision beschreibt den Zielzustand, zu dem das Team beiträgt. 
  Die Mission ist/sind die Hauptaufgabe/n, die zu diesem Zielzustand führt/führen. 
  Werte&Prinzipien beschreiben, wie man dabei arbeitet, hier kommen die Qualitätskritierien aus dem Existenzgrund wieder zum Zug. 
• Future Map 
  Die Future Map ist eine meiner Tool-Entwicklungen. Sie beschreibt, wie sich das Umfeld eines Teams verändert - und zwar kurz- mittel- und langristig. Dazu listet man zunächst relevante Aspekte aus dem Umfeld auf, z.B. Kunden, Technische Lösungen, Gesetze und Regelungen, Wettbewerber, etc. Danach beschreibt man, in welche Richtung sich diese entwickeln und was kurz-, mittel- und langfristig eintritt oder erwartet wird, z.B. in 3 Monaten, in 1 Jahr, in 3 Jahren, Irgendwann. 

Ok, ein Nachmittag kommt dir wahrscheinlich kurz vor. Doch in einem gut moderierten Workshop ist es möglich, die erste Version zu erarbeiten und dann nach Bedarf zu optimieren. 

Von Zielen, Initiativen, Projekten, Prozessen - und den Menschen im Team

Wenn die Ausrichtung und Kontext des Teams klar sind, wird es konkret. Was streben wir jetzt an und tun wir? Oft werden dabei längerfristige Initiativen und kurzfristige Ziele definiert. Es werden Projekte aufgelistet - - und die Basis-Prozesse weitgehend ignoriert. 

Ich empfehle, die Basisprozesse mit in die Zieldefinitionen einzubeziehen, weil sie Zeit und Aufmerksamkeit brauchen und. 

Und ich empfehle, die berufliche Entwicklung und persönlichen Interessen der Teammitglieder auch einzubeziehen, und sie z.B. in der Future Map zu visualisieren. So wird für alle sichtbar, wie das Team fachlich aufgestellt ist und interagiert. Welche Themen sind unbesetzt und wer interessiert sich dafür? Wer tritt geht mittelfristig in den Ruhestand oder wechselt, und es ist Wissenstransfer angesagt? - Auch hier gilt: Keine Scheu vor diesen Themen. Alles, worüber man ine einem gemeinsamen Meeting spricht kann setzt den Maßstab an Offenheit für die Teamkommunikation und schafft eine Vertrauensbasis. 

Und zu guter Letzt kommt das, was du vielleicht zu Beginn schon erwartet hast: Die (agile) Organisation für dein Team.

#4 Abläufe (und Organisation) - oder von der Aufgabe zum Ergebnis

Mit mehreren Menschen möglichst schnell und zielgerichtet zum Ergebnis zu kommen. So würde ich zusammenfassen, wofür Abläufe und eine niedergeschriebene Organisation im Team gut sind. 

Und da darf eine Portion "Agilität" nicht fehlen. Mehr dazu gleich. 

(Wenn mich jemand fragt, wie ich zu agilen Methoden stehe, dann sage ich sinngemäß: Ich kann mir nicht vorstellen, jemals wieder ohne zu arbeiten. Und das heißt nicht, dass du jetzt umstrukturieren oder alle in die SCRUM-Schulung schicken musst. Worum es mir geht, ist zu verstehen, WAS die Methode wirkungsvoll macht und das dann auf geeignete Weise in den Teamalltag einzubauen. Gemischt und ergänzt mit schon bekannten und bestehenden Prinzipien.)

Das brauchst du an Organisation für dein Team: 

• Überblick über die Projekte und Prozesse sowie die Aufgaben, die dazu in einem bestimmten Zeitraum abzuarbeiten sind. 
• Wer macht was in einem bestimmten Zeitraum? z.B. mit Hilfe eines Teamboards nach Kanban-Logik, das die Aufgaben der Woche enthält. 
• Eine rollierende Besprechungsstruktur - ich baue gern die SCRUM-Sprint-Events in "normal" Regelkommunikationsstrukturen ein, weil so alles berücksichtigt ist: Planung, Synchronisation, Review der Ergebnisse und Retrospektive/Lessons Learned. 
• Rollen und/oder RACI-Matrix im Team So lassen sich Themen und Aufgaben eindeutig zuordnen und die Verantwortung sowie Entscheidungsbefugnisse sind verschriftlicht. 
• Technik als Katalysator nutzen: Mit Teams, Asana, Slack, Jira und Co lassen sich heute Aufgabenlisten strukturiert erfassen und in verschiedenen Ansichten verwalten. Mache deine Auswahl davon abhängig, was es bereits gibt und was man teamübergreifend auch nutzen kann. 

Great Teams, great Work, good life. 

Zunächst vielen Dank, dass du den Artikel bis hierhin gelesen hast. Du siehst, gute Teamarbeit liegt mir wirklich am Herzen, und ich möchte Wege aufzeigen, wie man dorthin kommt. 

Über Kontakt, Kommunikation, Ausrichtung und in den Abläufen schaffst du einen sozialen Raum, in dem Menschen aufgehoben sind, geniale Ergebnisse liefern und miteinander wachsen. 

Denke immer daran: Dein Team ist der Handlungsraum in dem die Arbeitswelt der Zukunft entsteht, in dem du als Führungskraft oder Agile Coach die Regeln aus einer neuen Haltung gestalten kannst.

In diesem Sinne: Let's co-pioneer the future of work!